1. Rekisterin pitäjä
Finlayson&Co Oy
Yritystunnus: 3517361-4
Elimäenkatu 25-27
00510 Helsinki
info@finlaysonco.fi
2. Mitä varten henkilötietoja kerätään?
Finlayson & Co:lla on käytössä nimetön ilmoituskanava, jonka kautta työntekijämme ja ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa mahdollisista väärinkäytöksistä yhtiölle. Tällaisia väärinkäytöksiä ovat esimerkiksi lakien ja säädösten vastainen toiminta, rikollisuus ja Finlayson & Co:n eettisten toimintaohjeiden vastainen toiminta.
Keräämme ja käsittelemme tämän ilmoituskanavan kautta mahdollisesti muodostuvia henkilötietoja. EU-maiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu direktiivin (EU) 2019/1937 mukaisen oikeudellisen velvoitteen noudattamiseen. Muiden kuin EU-maiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota nimetön ilmoitusväline sidosryhmiemme havaintoja ja huolia varten.
3. Mitä tietoja kerätään ja mistä lähteistä?
Ilmoituskanavalle voi tehdä ilmoituksen nimettömästi, mutta henkilötietoja voidaan kuitenkin mahdollisesti kerätä, kun työntekijä tai ulkoisen sidosryhmän edustaja jättää vapaamuotoisen viestin ilmoituskanavalle tai tapausta selvitetään Finlayson & Co:n työntekijöiden toimesta. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, asuinpaikka, työnimike, kansalaisuus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työhistoria, tiedot esimiehestä ja tapauksesta. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
4. Kenellä on pääsy henkilötietoihin?
Pääsy ilmoituskanavan kautta tulleisiin henkilötietoihin on Finlayson & Co -konsernissa väärinkäytöksiä työkseen selvittävillä henkilöillä. Emme pääsääntöisesti luovuta rekisterin tietoja konsernin ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa lain mukaisesti, kuten poliisiviranomaisille rikosten tutkintaan varten.
Käytämme ulkoista palveluntarjoajaa whistleblowing-järjestelmän hallinnoinnissa ja ilmoitusten käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja siirretään ulkopuolisille palveluntarjoajille vain siinä määrin kuin se on tarpeen whistleblowing-ilmoituskanavan toteuttamiseksi.
5. Ilmoitus kansainvälisistä tiedonsiirroista
Meiltä voidaan edellyttää henkilötietojesi luovuttamista lain tai määräysten nojalla viranomaisille.
Finlayson & Co ja Finlayson & Co:n toimittajat ja yhteistyökumppanit käsittelevät henkilötietojasi EU/ETA-alueella. Henkilötietojesi siirrosta EU/ETA-alueen ulkopuolelle huolehditaan asianmukaisin suojakeinoin. Mikäli henkilötietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, on olemassa joko EU:n komission päätös siitä, että kyseinen kolmas maa turvaa vastaavan suojatason tai soveltuvat suojatoimenpiteet, jotka varmistavat oikeuksiesi suojan. Esimerkkejä sopivista suojatoimenpiteistä ovat vastaanottajamaassa hyväksyttävät käytännesäännöt, vakiosopimuslausekkeet sekä sitovat yrityksen sisäiset säännöt. Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman edellä mainittuja asianmukaisia suojakeinoja ilman, että olet antanut siihen nimenomaisen ja informoidun suostumuksesi.
6. Henkilötietojen suojaamistoimet
Me huolehdimme henkilötietojesi käsittelystä asianmukaisin suojaamistoimin. Olemme toteuttaneet teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä varmistuaksemme siitä, ettei henkilötietojasi muuteta, etteivät ne katoa tai tuhoudu tai ettei niihin ole luvatonta pääsyä.
7. Kuinka kauan tietojasi säilytetään?
Ilmiantokanavan kautta tulleet tiedot hävitetään tai anonymisoidaan sellaisissa tapauksissa, joissa ilmoitus ei kuulu ilmiantokanavan aihepiiriin tai todetaan täysin perättömäksi. Annetut ilmoitukset hävitetään tai anonymisoidaan, kun niitä ei enää tarvita tutkinnassa tai toimenpiteitä varten. Useimmissa tapauksissa ne hävitetään kahden kuukauden (60 päivän) kuluessa tutkinnan loppuunsaattamisesta, ellei ole perusteltua syytä niitä säilyttää, esimerkiksi käynnissä oleva rikostutkinta.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä oikeus vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn ja saada tietoa käsittelystä. Alta löydät tiedon sinulla rekisteröitynä olevista oikeuksista. Mikäli haluat käyttää jotakin alla olevista oikeuksistasi, otathan ystävällisesti yhteyttä sähköpostitse: info@finlaysonco.fi
Tietojen tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada varmistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet.
Virheellisten tietojen oikaiseminen
Sinulla on oikeus pyytää meitä täydentämään tai korjaamaan sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot.
Käsittelyn rajoittaminen
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Voit käyttää oikeuttasi esimerkiksi silloin kun tietosi eivät joiltakin osin pidä paikkaansa. Tällöin sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes tietojesi paikkansapitävyys on varmistettu.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus perustellulla syyllä vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus henkilötietojen käsittelyn vastustamiseen sinulla on esimerkiksi silloin, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella. Tällöin arvioimme tapauskohtaisesti, onko henkilötietojen käsittelylle edelleen olemassa tärkeä ja perusteltu syy.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä paikalliselle valvontaviranomaiselle.
9. Tietosuojakäytännön muutokset
Kun julkaisemme tähän tietosuojaselosteeseen liittyviä muutoksia, päivitämme päivämäärän tämän tietosuojaselosteen yläosaan.
10. Yhteystiedot
Jos sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä:
Finlayson & Co Oy
info@finlaysonco.fi
